Портальное решение управления проектами – это информационная среда, которая обеспечивает:
- управленцам – своевременное предоставление отчетов и визуализацию хода проекта в целом;
- пользователям – унифицированный доступ к информации по программе и проектам, что дает возможность удобной совместной работы.
Преимущество портальной технологии в том, что она позволяет импортировать и экспортировать данные из различных систем и представлять их в едином формате посредством Web-интерфейса.
РЕШЕНИЕ
Специалисты компании Dev-House создали портальное решение, которое обеспечивает всестороннее управление задачами и программами в рамках единой интегрированной системы управления проектами.
Для организации более эффективной работы был разработан интуитивно-понятный для пользователя интерфейс, который прост и удобен в работе.
Так же интерфейс предлагает ряд представлений, в которых можно увидеть всю информацию о проекте. Например, Диаграмма Ганта представляет собой изображение календарного графика задач в проекте, которая позволяет визуализировать и контролировать продолжительность этих задач.
Внедрение портала позволит сотрудникам организовать работу по управлению всеми бизнес – процессами в рамках управления проектами, мониторинга и контроля выполнения текущих задач, анализа и просмотра аналитических отчетов в разрезе индикаторов эффективности.
ОСНОВНЫЕ МОДУЛИ
Портальное решение включает в себя следующие модули:
Управление Программой
Управление программой включает в себя следующие функции:
- Создание и заполнение всех необходимых атрибутов карточки программы
- Привязка к программе индикаторов, по которым будет оцениваться эффективность данной программы. В карточке программы для индикатора Пользователь может задать базовое и плановое значение индикатора в разрезе необходимых периодов. Плановые значения указываются для всех периодов, по которым должен собираться индикатор. Плановое значение индикатора может быть задано для разных уровней сбора: на уровне программы, области, подписанного договора с исполнителем. Задав плановое и базовое значение, пользователь в дальнейшем по завершении программы пользователь будет иметь возможность отследить разницу запланированного и достигнутого значения. Построить тренд изменения величины индикатора от периода к периоду, сформировать отчет.
- Управление отчетами по программе, формирование отчета для глобального фонда по ключевым индикаторам, указанным на карточке программы. Формирование отчета по программе осуществляется в конце периода, после завершения программы. В отчете прописаны значения по индикаторам, которые указаны в карточке программы.
Управление задачами и подзадачами в рамках программы
В рамках управления задачами осуществляется выполнение схожих с программой функций, таких как привязка индикаторов, характеризующих эффективность выполнения данной задачи, формирование отчета, представление задачи и связанных с данной задачей подзадач ввиде Диаграммы Ганта, управление договорами по задаче и отчетами по каждому этапу договора в разрезе необходимых индикаторов.
Управление договорами
Управление договорами подразумевает под собой ведение и хранение договоров. Карточка Договора является связующим звеном между карточкой программы и карточкой задачи. В атрибутах карточки договора прописываются, в том числе и ресурсы, которые будут выполнять работы по выполнению данной программы. Пользователь системы имеет возможность попадать в карточку договора как из Карточки программы, так и из Карточки Задачи.
Отчет по этапу договора формируется в конце завершения каждого отдельного этапа договора. В отчете прописываются значения по индикаторам, которые указаны в карточке программы и в карточке задачи. Индикаторы характеризующие эффективность выполнения договора собираются из индикаторов, которые прописаны в карточках задач, подзадач, мероприятий, которые полностью завершены к концу данного этапа.
При привязки индикаторов к отчету пользователь задает частоту расчета индикатора и привязывает этот расчет либо к целому периоду этапа, либо к временной шкале (раз в неделю, раз в месяц, раз в квартал и т.д). Это позволяет получать точные значения индикаторов без нарушения математической логики их расчета.
Управление индикаторами
Управление индикаторами эффективности реализации осуществляется на всех уровнях – на уровне программы, задачи, подзадачи, этапа договора. В системе существует понятие карточки индикатора – на которой прописывается вся необходимая информация об индикаторе, логика его расчета и методология сбора. Далее при заведении карточки программы, задачи, подзадачи, или карточки этапа договора из справочника индикаторов выбирается нужный индикатор и привязывается к карточке.
Управление закупками
Модуль управления закупками включает в себя следующие разделы:
- Управление справочником товаров (данный раздел описан выше)
- Управление справочником складов
- Отслеживание запасов на складах
- Управление заказами поставки
- Управление перемещением товаров между складами
- Управление списанием товаров
Управление отчетами
Формирование необходимых отчетов осуществляется на всех уровнях – программы, задачи, подзадачи, этапа договора.
Решаемые порталом задачи можно систематизировать следующим образом:
- Создание унифицированной базы данных индикаторов, мероприятий и материалов, относящихся к программе;
- Осуществление сбора, хранения и обработки информации о ходе реализации программы и достижении плановых показателей и её верификации;
- Создание унифицированной базы данных индикаторов, мероприятий и материалов, относящихся к программе;
- Осуществление сбора, хранения и обработки информации о ходе реализации Программы и достижении плановых показателей и её верификации;
- Формирование отчетов о ходе реализации программы в регионах и на Федеральном уровне, отчетов по проведенной оценке программы и других отчетов, необходимых для управления Программой.
Преимущества
Внедрение портала позволит:
- создать единое информационно-управленческое пространство, которое интегрирует работу всех территориально-удаленных участников процесса;
- сократить трудоемкость взаимодействия всех участников процесса учета и согласования отчетов по программе, задачам, подзадачам, этапам договоров;
- обеспечить современный уровень управления информацией, гарантировать ее достоверность и актуальность, сократить время на ее поиск;
- создавать отчеты, которые являются эффективным инструментом анализа информации и принятия решений на ее основании;
- сделать работу пользователей намного проще за счет понятного и удобного интерфейса .