Розничная торговля

Отраслевое решение для ритейла.

Dev.House Group предлагает полный комплекс работ и услуг по созданию системы электронного согласования договоров для ритейл-сетей. Решение учитывает всю специфику работы данной отрасли и ее бизнес процессы. Система представляет собой комплекс программных подсистем, обеспечивающий сквозное выполнение единого бизнес-процесса согласования и подписания документов. Каждый компонент системы берет на себя решение определенных задач, требующихся для полноценного выполнения процесса. Как результат, внедрение подобной системы по согласованию договоров обеспечивает:

• исключение потерь документов;
• исключение технических ошибок при подготовке документов;
• ускорение процесса согласования;
• прозрачность процесса согласования;
• возможность хранения истории изменения документов;
• возможность быстрого и удобного поиска документов в электронном архиве.

Созданная система решает следующие задачи:
1. Автоматизация процессов согласования следующих договоров: поставки, маркетинга, логистики, факторинга, замены стороны, обратных продаж;
2. Возможность сравнения коммерческих условий договоров;
3. Поддержка жизненного цикла работы как с электронной версией документа, так и с бумажной версией;
4. Работа со штрих кодом.

В разработанной системе автоматизации электронного документооборота описаны все основные бизнес-процессы согласования документов, характерные для ритейл-сетей. К примеру:
• бизнес-процесс обработки договора поставки;
• бизнес-процесс обработки соглашения о факторинге;
• бизнес-процесс обработки приложения к договору услуг;
• бизнес-процесс обработки соглашения о замене стороны.
Разумеется, описанные схемы бизнес-процессов могут быть скорректированы в соответствии со спецификой бизнеса конкретной компании. Бизнес-процессы описываются с помощью наглядных и понятных графических схем. Как результат, любые дальнейшие модификации могут производиться пользователями Компании самостоятельно и без больших временных затрат.

riteyl1.jpg
Пример части работающего бизнес-процесса.

Процесс обработки и согласования договоров происходит посредством перемещения карточек в СЭД по описанным заранее маршрутам. Пользователь создает новый документ в СЭД в виде карточки, заполняет все необходимые поля и добавляет нужные вложения (коммерческие условия, условия маркетинга, условия логистики и прочие).

riteyl2.jpg
Электронная карточка договора поставки.

После автоматической проверки всех обязательных полей происходит отправка документа по описанному бизнес-процессу. Соответственно, каждый пользователь получает все необходимые документы, имеет возможность их просмотреть, изменить, согласовать и отправить дальше по маршруту.

riteyl3.jpg
Рабочая область пользователя.

Помимо электронных документов, система также позволяет автоматизировать процесс согласования и визирования бумажных версий документов. Используя технологию штрих кода и физический сканер, возможно быстро и просто вводить информацию о документе в систему и запускать его по маршруту бизнес-процесса.

riteyl4.jpg
Экран при сканировании штрих кода бумажной версии документа.

В основу СЭД заложен целый ряд возможностей работы с документами:
• возможность фиксирования статуса документа;
• возможность хранения дополнительных документов (служебных записок, комментариев и т.п.);
• возможность фиксации временных параметров прохождения документом процедуры согласования;
• возможность определения местоположения бумажной или электронной версии документа на любой стадии согласования;
• возможность поиска документов по различным атрибутам;
• прозрачность процесса согласования, распределение ответственности за принятие решений;
• возможность хранения истории изменений документов;
• аутентификация и авторизация пользователей с помощью AD;
• возможности маршрутизации документов по гибкой настройке не только сотрудниками IT, но и ключевыми пользователями;
• возможность использования шаблонных/ типовых документов.

Помимо этого, в СЭД вводятся все необходимые Компании справочники. Например, справочник должностей, подразделений, контрагентов, групп товаров и прочие.
Для получения реальной картины документооборота компании в системе реализована возможность выгрузки различных типов отчетов:
• Отчет «Коммерческие условия по выбранным контрагентам».
• Отчет «Отчет по количеству согласуемых договоров в различных службах».
• Отчет «Отчет по статусу всех находящихся на согласовании договоров».

Кроме того, поддерживается полная информационная безопасность СЭД. В частности, присутствуют:
• Механизмы идентификации и аутентификации пользователей;
• Средства управления доступом для различных групп пользователей;
• Средства протоколирования системных событий, событий информационной безопасности и выполняемых пользователями операций;
• Средства криптографической защиты аутентификационных данных;
• Любые другие необходимые требования к информационной безопасности, накладываемые политикой информационной безопасности Компании.

Созданная СЭД состоит из следующих компонентов:

1. Alfresco ECM - Хранение контента (электронных копий документов), управление правами доступа, аудит, доступ к документам через файловую систему (WebDav, CMIS), если потребуется.

2. IntalioBPM - Предоставляет механизм выполнения бизнес-процессов на основе утвержденных бизнес-аналитиками BPMN схем, описывающих бизнес процессы предприятия. Также включает в себя подсистему управления задачами пользователей (taskmanagement).

3. WebServer(Tomcat 6.x) - Собственный набор внутренних сервисов, позволяющий нам взаимодействовать как с Alfresco и Intalio, так и со специальной базой данных, в которой мы будем хранить необходимые нам сущности. Сервисы доступны через HTTP (Get, Post, Rest, Soap) интерфейс.

4. WEBGUI ( СЭД UI) - Оригинальный пользовательский интерфейс системы, основанный на возможностях предоставляемых специализированной библиотекой на языке javascriptExtJS 3.3+.

5. PostgreSQL Database - Схема данных, в которой хранятся и обрабатываются данные системы – основанные на разработанной нами объектной модели и обеспечивающей потребности разрабатываемой сервисной модели.

СЭД интегрируется и позволяет обмениваться данными со всеми существующими системами Компании (SAP, почтовый сервер, ActiveDirectory и прочими). Также поддерживается интеграция с MS Office, с ПО распознавания текстов (OCR) и со сканерами штрих-кодов.

Данное решение позволяет автоматизировать бизнес крупных ритейлерских сетей. В системе заложена возможность работы до 3000 пользователей. Поддерживается работа с большим объёмом документов (до 25 миллионов), обеспечивая приемлемое время отклика системы (для простых операций не более 0,2 с., для стандартных операций – не более 1с). Разработанная система является масштабируемой как по количеству хранимых данных, так и по наращиванию функций.