Министерство Здравоохранения Казахстана

Задача:

Автоматизировать процесс управления проектами в организации. При этом, принимая во внимание наличие большого числа территориально удаленных подразделений и необходимости внедрения электронного документооборота, система должна была решать следующие задачи:

  • обеспечить доступ к информации по управлению проектами территориально удаленным учреждениям, организациям и фондам;
  • повысить достоверность и оперативность информации, поступающей из территориально удаленных учреждений и подразделений в процессе согласования и выполнения программы;
  • создать условия для электронного согласования договоров, отчетов по выполняемым в рамках программы задачам и повышения эффективности процессов планирования, учета и выполнения договоров.

Решение:

Компания Dev.House разработала и внедрила портальное решение "Система "МЕДЕО" для мониторинга, оценки и управления проектами, позволившее:

  • осуществлять сбор, хранение и обработку информации о ходе реализации программы и достижении плановых показателей и её верификации;
  • создать унифицированную базу данных индикаторов, мероприятий и материалов, относящихся к программе;
  • формировать различные отчеты о ходе реализации программы в регионах и на Федеральном уровне, отчеты по индикаторам для организации-донора.

Портал состоит из следующих модулей:

  1. Управление новостями
  2. Данный модуль позволяет добавлять в систему новости по теме, просматривать их, редактировать, удалять, а также искать нужные новости в архиве.

  3. Управление программой
  4. Данный модуль предназначен для работы с программами (проектами). По каждой программе в систему вводятся такие данные, как название, описание, сроки и территория реализации, статус, а также организации-доноры, организации-исполнители и ответственные лица. Кроме того, предусмотрена возможность ввода этапов программы (проекта).

  5. Управление задачами и подзадачами в рамках программы
  6. Данный модуль предназначен для создания и заполнения необходимой информацией карточки задачи, подзадачи, мероприятия. Предусмотрена возможность привязки к задаче, подзадаче, мероприятию индикаторов, по которым будет оцениваться эффективность данной задачи. Также модуль позволяет:

    • управлять договорами, т.е. просматривать все договора, имеющие отношения к задаче, создавать новые договора, заполнять карточки договоров и прикреплять к ним файлы;
    • управлять отчетами по задаче, подзадаче, мероприятию, т.е. формировать отчеты по завершении каждого отдельного этапа программы. При этом в отчете прописаны значения по индикаторам, которые указаны в карточке этапа программы и в карточках подчиненных задач. Отчеты могут строиться по конкретной территории в разрезе необходимых индикаторов или по конкретному индикатору в разрезе необходимых территорий;
    • просматривать задачу и составляющие ее подзадачи в виде Диаграммы Ганта.
  7. Управление договорами
  8. Данный модуль позволяет просматривать, редактировать и вводить в систему новые договора. При этом по каждому договору вносятся подробные данные (дата, номер, название, контрагенты, сумма, сроки, приложения, а также тип договора). При этом данные о контрагенте связаны со справочником организаций.

  9. Управление индикаторами
  10. Данный модуль позволяет просматривать, редактировать и вводить в систему новые индикаторы.

  11. Управление закупками
  12. Данный модуль позволяет совершать следующие действия:

    • создавать заявки на закупку на портале другими организациями,
    • управлять заказами на закупку,
    • привязывать заказ к договору закупки,
    • управлять статусами заказа,
    • управлять распределениями товара,
    • управлять статусами акта распределения,
    • управлять перемещениями товара,
    • управлять статусами акта перемещения,
    • управлять списаниями,
    • управлять статусами акта списания.

    По каждому заказу доступен подробный список товаров (связан по справочником товаров).

  13. Управление отчетами
  14. Данный модуль позволяет работать с отчетами в системе, создавать отчеты по шаблону, а также привязывать шаблонные отчеты к задачам. Также доступны отчеты по закупкам, программам и мероприятиям.

  15. «Мой профиль» и внутренняя портальная почта
  16. Данный модуль позволяет каждому пользователю работать с внутренней почтой (входящие и исходящие сообщения), используя адресную книгу, получать системные уведомления.

  17. Управление хранением файлов и библиотекой
  18. Данный модуль предусматривает возможность создания на портале библиотеки файлов, которая может содержать, например, методическую литературу, нормативно-правовые акты, исследования и другие документы. При этом доступны функции чтения, поиска файла в библиотеке и добавления новых файлов. Для каждого документа можно указать ключевые слова.

В системе предусмотрены следующие справочники:

  • Справочник пользователей
  • Справочник организаций
  • Справочник территорий
  • Справочник индикаторов
  • Справочник целевых групп
  • Справочник товаров

Результат:

Заказчик получил возможность:

  • Проводить оценку и управлять задачами и программами в рамках единой интегрированной системы управления проектами;
  • Более эффективно организовать работу по управлению всеми бизнес – процессами в рамках управления проектами;
  • Оперативно проводить мониторинг и контролировать выполнение текущих задач;
  • Оперативно анализировать и просматривать аналитические отчеты в разрезе индикаторов эффективности;
  • Эффективно организовать совместную работу всех сотрудников организации, в том числе сотрудников территориально удаленных подразделений;
  • Улучшить управляемость организации и прозрачность бизнес-процессов.

Интерфейс системы МЕДЕО: