Экономическое сравнение наиболее распространенных ECM-систем

Лидеры рынка ECM

Формирование рынка ECM-систем, как и большинства других корпоративных продуктов, происходило традиционным образом. Изначально существовало небольшое количество поставщиков, между которыми и был поделен рынок. Но уже очень скоро появились открытые ECM-системы корпоративного уровня, которые начали активно развиваться. На сегодняшний день, функционал открытых ECM-систем уже ничем не уступает закрытым, а опыт их практического использования активно набирается. Например, компания KLM — Air France внедрила ECM Alfresco для управления внутренними документами в рамках информационной системы на 30 000 пользователей.

В ноябре 2010 года Gartner провел исследование рынка ECM, которое показало активное развитие открытых решений.

gartner_ecm.png

Лидерами рынка по мнению Gartner уже не первый год являются IBM, Microsoft, Oracle, EMC, Open Text. Все они поставляют закрытое ПО. Их лидерство, в первую очередь, обусловлено тем, что они предоставляют не только ECM, а практически все компоненты инфраструктуры, что позволяет обеспечить совместимость и интеграцию ECM с другими компонентами системы. Однако, это же является и одной из главных слабостей закрытых систем.

Основным преимуществом открытых ECM является отсутствие зависимости от одного поставщика. Закрытые системы жестко связаны с другими продуктами того же разработчика, такими как СУБД, офисный пакет, почтовые сервера. Замена любого компонента закрытой системы вызывает проблемы интеграции и требует проведения большого объема работ. Открытые ECM основаны на открытых стандартах, что обеспечивает интероперабельность и простую интеграцию со сторонними продуктами.

Экономические особенности внедрения открытых ECM

Из экономических аспектов внедрения основным преимуществом открытых ECM является минимальная цена «входа». Это обосновано тем, что нет необходимости в покупке лицензий перед началом внедрения системы.

Процесс внедрения ECM, как правило, занимает достаточно много времени, поскольку напрямую связан с организацией бизнес-процессов и затрагивает большое количество смежных ИТ-систем. За время проекта ситуация может значительно измениться, включая осознание неправильности выбранного продукта и платформы. Если при этом недешевые лицензии уже были куплены, то это обернется потраченными впустую средствами. В случае использования открытого ПО, когда оплачивается только поддержка и обновления, такой проблемы нет. Это позволяет не замораживать средства в проекте внедрения ECM, а использовать их для инвестиций в другие направления.

Рассмотрим экономические аспекты внедрения различных ECM на примере востребованной на российском рынке темы построения документооборота.

Для примера возьмем вариант средней компании на 1000 пользователей, которые в день обрабатывают в среднем 10 000 документов. Стоимость лицензий и поддержки варьируется в зависимости от времени, на которое она приобретается. Рассчитаем общую стоимость владения с учетом внедрения системы на первом году эксплуатации и с горизонтом планирования в 1 год и в 3 года. В соответствии с рекомендациями поставщиков заложим в расчет сервер с 2 CPU. Стоимость лицензии и поддержки ОС и СУБД включена не была, так как большинство ECM кросс-платформенны и поддерживают работу с различными СУБД. Детали расчета приведены в Приложении 1.

First_year_ECM_140311.jpg

Благодаря отсутствию лицензионных отчислений, затраты в первый год эксплуатации состоят только из оплаты поддержки, поэтому стоимость решения на базе Alfresco составила сумму, значительно ниже своих аналогов — в 4.3 раза дешевле SharePoint и более чем в 14 раз дешевле Documentum.

В последующие годы стоимость поддержки для Alfresco, IBM и Microsoft примерно одинакова, а стоимость поддержки для остальных поставщиков оказывается заметно выше.

yearly_ECM_140311.jpg

Это приводит к тому, что при 3-х летнем планировании разница становится чуть менее заметна — Alfresco в 2.1 раза дешевле SharePoint и в 6 раз дешевле Documentum.

3years_ECM_140311.jpg

Заключение

Для более точного сравнения потенциала использования различных ECM необходим более подробный анализ, учитывающий не только стоимость лицензий и технической поддержки, но и стоимость проектных работ.

Такой анализ необходимо проводить отдельно для каждого конкретного проекта, общего ответа не существует. Тем не менее, приведенные результаты показывают целесообразность включения открытых ECM в рассмотрение.

Приложение 1. Расчет стоимости различных ECM

Расчет стоимости Alfresco

Расчет стоимости IBM FileNet

Расчет стоимости Microsoft SharePoint

Расчет стоимости Oracle ECM Suite

Расчет стоимости OpenText

Расчет стоимости EMC Documentum

Авторы статьи: Васюков Алексей, Курышева Оксана - "Бюро Соломатина", входит в состав ООО "Национальный центр поддержки и разработки", партнер ГК Dev.House.
Оригинал статьи на сайте "Бюро Соломатина"