Документооборот на Alfresco. Intalio

Организация документооборота является одним из ключевых приоритетов при выстраивании успешных бизнес-процессов в любой организации. При этом решить реальную практическую задачу «грамотного» движения документов внутри компании, обладая только теоретическими знаниями и опираясь на общеизвестные методические рекомендации и разработки, отнюдь не просто: зачастую, большое количество проблем возникает из-за неаккуратного хранения бумажных документов, невозможности их восстановления в случае потери и т.д. В этой связи приобретение и внедрение удобной системы автоматической организации документооборота призвано существенно сократить потери рабочего времени и повысить эффективность работы организации. Главное при этом – правильно выбрать нужную систему, полностью отвечающую потребностям фирмы.

Предложение Dev.House: документооборот Alfresco

На основании опыта автоматизации систем управления информационными ресурсами в компаниях разных отраслей компания Dev. House предлагает решения, которые отвечают наиболее распространенным  потребностям бизнеса на базе открытой платформы Alfresco.

Alfresco – свободная тиражируемая система управления контентом предприятия (англ. – ECM, в российской практике также используется понятие «система электронного документооборота»), разработанная и поддерживаемая одноименной британской компанией – Alfresco Software.

Благодаря модели  Open Source с открытым программным кодом, система документооборота Alfresco может быть настроена оптимальным образом  для  решения  задач  конкретного  предприятия.  При этом существенным аспектом привлекательности документооборота Alfresco является  отсутствие  лицензионных  отчислений  за  владение системой. Не менее важна ее полная кроссплатформенность  – как серверная, так и клиентская часть могут быть построены на любой операционной системе – MS Windows, Linux, BSD и т.д.

Преимущества использования системы документооборота Alfresco:

  • Простое решение, не требующее долгого и дорогостоящего внедрения, не требовательное к ИТ-ресурсам, может интегрироваться в любую ИТ-инфраструктуру компании
  • Относительная дешевизна системы (даже если компания выбирает платную версию, ее стоимость несравнима с объемами лицензионных платежей за проприетарное ПО)
  • Широкая функциональность системы Alfresco документооборота, возможность создания дополнительных модулей, а также интероперабельность следующего поколения
  • Отсутствие ограничений на количество рабочих мест
  • Наличие веб-доступа к системе, а также доступа прямо из офисных приложений, что облегчает обучение пользователей
  • Благодаря открытым стандартам системы, компания-заказчик не зависит от поставщика.
  • Высокий уровень безопасности системы Alfresco документооборота

Alfresco документооборот: наши решения

Мы предлагаем индивидуальные решения по автоматизации документооборота на базе СПО-платформы Alfresco в следующих областях:

  • Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);
  • Договорной документооборот;
  • Хранение, обработка маркетинговой информации;
  • Хранение, обработка документации по учету кадров;
  • Хранение, обработка бухгалтерских документов;
  • Хранение, обработка проектно-конструкторской документации;
  • Хранение, обработка мультимедийного контента (типографии, медиа компании);
  • Автоматизация специализированных, производственных бизнес-процессов:
    1. анализ существующих информационных систем на предприятии, выработка стратегии интеграции и составление плана работ,
    2. интеграция приложений, разработка общего интерфейса, миграция данных,
    3. объединение приложений в общую систему, отладка и техническая поддержка.

Интеграция с внешними системами:

  • Бухгалтерские, ERP системы (1C, Axapta, OeBS, SAP);
  • Системы нормативно-справочной информации (НСИ), кадровые системы;
  • Порталы;
  • Специализированные системы (банковские системы, учетные системы, системы страхования);
  • Системы электронной почты;
  • OLAP системы;
  • Контроллеры доменов (AD, LDAP);
  • Коллективная работа с документами.

Функциональные возможности решений

  • Структурирование архивов электронных документов.
  • Потоковое сканирование документов.
  • Автоматическое размещение электронных документов в структуре хранилища.
  • Распределение документов по категориям, в зависимости от видов и реквизитов документов.
  • Регистрация документов, автонумерация регистрационных номеров.
  • Создание документов на основе шаблонов.
  • Автоматическое форматирование документов: вставка подписей, печатей, штрих-кодов, штампов.
  • Автоматизация процессов рассмотрения, согласования, утверждения документов.
  • Поддержка версий документов.
  • Поиск документов по реквизитам и содержимому.
  • Распределение прав доступа к документам, в т.ч. в зависимости от ролей пользователей, статуса документа, значений реквизитов документов (Конфиденциально, Строго конфиденциально)
  • Аудит действий пользователей над документами.
  • Отправка уведомлений по электронной почте.
  • Коллективная работа с документами: рецензирование документов, обсуждения, форумы.

Кроме того, наши специалисты разработали комплексное решение по автоматизации электронного документооборота, представляющее собой конвергентную платформу на базе Alfresco и BPM-движка Intalio (также СПО). Такое сочетание платформ позволит добиться высокой гибкости и прозрачности бизнес-процессов: компания сможет оперативно подстраивать их под изменяющиеся экономические условия без дополнительных затрат, связанных с изменением существующих ИТ-схем.

Системы, разработанные с помощью программного обеспечения корпорации Intalio, как правило, функционируют на протяжении длительного времени. Сегодня сотни компаний по всему миру имеют доступ к полному исходному коду решений, предложенных корпорацией Intalio, и могут модифицировать полученный код под свои нужды. Проектирование и разработка новых систем требует массы усилий, времени, денег и длительной поддержки основополагающей платформы – все это решают программные продукты корпорации Intalio. Чтобы не произошло, за клиентами компании Intalio сохраняются все права, и они могут в любое время воспользоваться поддержкой разработчиков. Это ключевое преимущество продукции компании Intalio. На сегодняшний момент корпорация Intalio обладает самой большой пользовательской базой BPM- вендоров и действительных клиентов, развиваясь колоссальными темпами.

Документооборот Alfresco: преимущества нашего решения

  • Снижение затрат на систему за счет отсутствия лицензионных платежей (подробнее о сравнении стоимости различных ECM-систем можно прочитать в статье "Экономическое сравнение наиболее распространенных ECM-систем", выпущенной "Бюро Соломатина" (Сайт bureausolomatina.ru);
  • Снижение сроков внедрения системы, т.к. не нужно разрабатывать решение с нуля;
  • Нетребовательность к ИТ-ресурсам компании;
  • Возможность автоматизировать любые бизнес-процессы обработки информации, широкая функциональность системы;
  • Возможность гибко подстраиваться под изменения в бизнес-процессах, модификация системы не требует больших дополнительных затрат;
  • Возможность интеграции с другими системами, уже внедренными в компании.

Полный перечень клиентов Alfresco можно посмотреть на официальном сайте компании (на англ. языке): alfresco.com/customers
alfresco_clients.jpg